Program dla małej firmy - czym się kierować przy wyborze

Niewielka firma, którą najczęściej tworzą właściciel oraz 2, 3 pracowników zazwyczaj nie zastanawia się nad problemem wystawiana dokumentów handlowych. Jest to dal nich drugorzędna kwestia, żeby nie powiedzieć o znikomym znaczeniu w ich działalności. Przecież jest Excel, Word, gotowe druki dokumentów. Niektórzy bardziej angażują się w kwestię fakturowania i "szukają", a raczej biorą pierwszy lepszy napotkany w Internecie lub częściej w gazecie, darmowy program i sprawa załatwiona. Oczywiście darmowy nie oznacza, że zły.

Firmy często korzystają z takiego oprogramowania i w mniejszym lub większym stopniu spełnia ono ich wymagania. Problem pojawia się dopiero, gdy użytkownik takiego oprogramowania potrzebuje pomocy merytorycznej, lub technicznej w przypadku błędu w programie. Z rozmów z klientami, którzy zdecydowali się na zmianę takiego "darmowego" oprogramowania wynika, że najczęstszą formą pomocy, nie był kontakt z działem wsparcia producenta (bo takiego często nie ma), a wsparcie znajomych, którzy też pracują, bądź pracowali na takim samym programie.

Dlatego przed zakupem programu, który ma wspomagać funkcjonowanie firmy, a nie stwarzać dodatkowe problemy, należy zwracać uwagę zarówno na funkcjonalność, jak i na wsparcie jego producenta. Biorąc pod "lupę" funkcje i możliwości programu, najpierw musimy zastanowić się co jest nam potrzebne do pełnego obsłużenia procesów zachodzących w naszej firmie i czy w przyszłości nie będziemy czegoś potrzebować. To, że program ma dużo funkcji nie oznacza że jest skomplikowany. Jest to niewątpliwy plus dla niego, ponieważ można tak dostosować wygląd programu, że widoczne będą tylko te potrzebne, a w przyszłości będzie można je "uaktywnić" w razie potrzeby. Taką modyfikację potrzebnych funkcjonalności oraz wyglądu interfejsu ma na przykład Comarch ERP Optima. W prosty sposób dostosujemy interfejs do naszych aktualnych potrzeb.

Kolejną kwestią do rozpatrzenia jest wspomniane wcześniej wsparcie producenta. Wsparcie - to znaczy jakakolwiek pomoc w przypadku pojawienia się pytań związanych z danym programem. Mogą to być pytania czysto merytoryczne, czyli jak to się robi w tym programie, lub też czysto techniczne, w sytuacji gdy coś 'zaiskrzy" w programie i coś nam źle naliczy. Wsparcie to także dostęp do nowych wersji programu, wzbogaconych o nowe funkcjonalności, a przede wszystkim o zmiany w przepisach, zwłaszcza w obrębie księgowości i zagadnień kadrowo/płacowych.

Na koniec można wspomnieć o jeszcze jednej kwestii, często pomijanej przez firmę kupującą program. Kto będzie nam go wdrażał? W przypadku nieskomplikowanej działalności firma może sama wykonać instalację i wstępną konfigurację, przykładowo program Comarch ERP Optima jest domyślnie tak skonfigurowany, aby móc rozpocząć pracę na nim zaraz po instalacji. Jednak jeśli istnieje potrzeba pewnego dopasowania programu do potrzeb firmy, wówczas ważne jest aby wspomóc się wiedzą i doświadczeniem firmy wdrażającej tego typu oprogramowanie. Pomijając już kwestie techniczne związane z instalacją programu, taki wdrożeniowiec, bazując na wcześniejszym rozpoznaniu schematów działania w danej firmie, powinien zaproponować odpowiednią konfigurację, doradzić w przypadku braku pomysłu jak coś ma funkcjonować, a także być również pomocnym w przyszłości świadcząc usługi serwisowe oprogramowania.