Na szczęście dla pracowników biur rachunkowych, istnieją takie rozwiązania informatyczne, które praktycznie całkowicie odciążą ich od tego etapu pracy z dokumentami klientów.
Jak zauważyliśmy, podstawowym problemem jaki w tym przypadku występuje jest nieznajomość tych narzędzi, a co za tym idzie pewna obawa przed ich stosowaniem. Możemy zapewnić wszystkie biura rachunkowe, że stosowanie oprogramowania pozwalającego na automatyczne zaczytywanie dokumentów klientów, jest całkowicie bezpieczne i jest to tylko i wyłącznie ogromna korzyść dla firmy.
Biura rachunkowe oraz inne firmy pracujące na programie Comarch ERP Optima mają zagwarantowaną możliwość przesyłania między sobą dokumentów. Mechanizm tzw. Pracy rozproszonej pozwala klientowi biura rachunkowego wyeksportować dokumenty sprzedaży, zakupu, raporty kasowe, rozliczenia, słowniki kontrahentów oraz wiele innych danych do pliku. Biuro rachunkowe importuje z kolei ten plik do swojego programu, wykonując zaledwie kilka kliknięć. Efektem jest zaczytanie w odpowiednie miejsca m. in. dokumentów handlowych (wprowadzenie ich do rejestrów VAT lub modułu Faktury), bez jakichkolwiek błędów i w zaledwie kilka do kilkudziesięciu sekund.
Innym wariantem jest bezpośrednie przesyłanie danych z programu Comarch ERP Optima, na którym działa klient biura rachunkowego, bezpośrednio do programu tegoż biura, wykorzystując przy tym usługę Internetowej wymiany dokumentów, oferowanej za darmo przez producenta programu, firmę Comarch. W takim przypadku nie trzeba przesyłać pliku z danymi, lecz wykonać tylko eksport danych na specjalną platformę wymiany , z której to biuro rachunkowe pobiera te dane bezpośrednio do swojego programu.
Obie metody znacznie skracają czas, jaki wcześniej biura rachunkowe musiały poświęcać na wprowadzanie danych sowich klientów do programu księgowego.