Era ręcznego
księgowania każdej operacji gospodarczej dobiega już końca. Teraz dzięki
odpowiedniemu oprogramowaniu dla firm, Panie (i Panowie) księgowe mogą
przenieść ciężar swojej pracy z mozolnego,
ręcznego wprowadzania dekretów, na mogące w większym stopniu przysłużyć
się firmie kreatywne (w pozytywnym tego słowa znaczeniu) myślenie o finansach
firmy.
Wszystko wiąże się z
wyrażeniem "rutynowe operacje". Otóż w każdej firmie występują i
występować w dalszym ciągu będą. Kluczem do "sukcesu", czyli
rozwiązania problemu żmudnego powtarzania schematycznych działań, jest
zastosowanie takiego oprogramowania do obsługi księgowości firmy, które
umożliwia automatyzację pracy. Takie "automaty" w znacznym stopniu
zastąpią nas w księgowaniach, co oczywiście nie zwalnia nas z myślenia i
kontrolowania sytuacji na bieżąco. Takie wspomagacze dla księgowych można
znaleźć m. in. w programie Comarch ERP Optima pod nazwą "Schematy
księgowe".
Schematy księgowe to
funkcjonalność umożliwiająca wprowadzenie różnych algorytmów działania
programu, podczas księgowania różnych operacji gospodarczych,
zaewidencjonowanych w programie. Program daje nam możliwość stworzenia różnych
schematów do takich zdarzeń jak np. listy płac, zakupy, sprzedaż, ewidencja
kosztów, różnice kursowe, rejestry VAT i wiele innych. Konstrukcja schematu
jest stosunkowo prosta. Wystarczy tylko przygotować wcześniej dokładną rozpiskę
działania takiego schematu, a następnie wprowadzić te dane na formularzu
schematu, poprzez dodawanie zdefiniowanych w programie pozycji. Dodatkowo
wprowadzanie warunków i funkcji, które mają odpowiednio pokierować księgowaniem
danej operacji, pozwala użytkownikowi na jej zaawansowane rozksięgowanie.
Schemat księgowy - pozycje schematu
Przy tak stworzonych
schematach księgowych, operator programu wprowadzając operację gospodarczą (np.
fakturę zakupu w rejestrach VAT) jednym kliknięciem może predekretować "na
brudno" taki dokument, a później na jej podstawie księgować. Pomijamy w
tym momencie proces ręcznego dekretowania dokumentów, co za nas wykonuje
automat w ciągu kilku sekund.
Schemat księgowy - tworzenie wzorca dekretu
Jak widać
automatyczne księgowania znacznie skraca czas poświęcony na te czynności.
Dodatkowym plusem ich wykorzystania jest eliminacja błędów w dekretacji.
Wymierną korzyścią np. dla biur rachunkowych może być możliwość obsługi
znacznie większej liczby klientów.